Pemusnahan arsip dilakukan dengan menggunakan mesin penghancur kertas. Secara simbolis, Sekda memasukkan berkas arsip in-aktif ke dalam mesin penghancur kertas disaksikan Kadis Perpustakaan dan Kearsiapan Maya Fitriani serta perwakilan dari bagian Inspektorat Setdako Medan.
Dalam hitungan detik, berkas in-aktif yang dimasukkan Sekda telah hancur. Kemudian Sekda membuka tutup mesin penghancur kertas dan memperlihatkan berkas in-aktif yang dimasukkan tadi sudah hancur. Setelah itu akan dilanjutkan dengan penghancuran secara keseluruhan berkas in aktif tahun 1971 sampai tahun 1987.
Dalam arahannya Sekda mengatakan permasalahan yang sering dihadapi pengelola arsip adalah terjadinya penumpukan arsip dari waktu ke waktu. Hal ini tentu tidak terlepas dari sifat arsip yang menumpuk secara alami. "Pemusnahan menjadi salah satu cara penyusutan arsip yang dilakukan secara sistematis dan terarah dengan berpedoman pada ketentuan dan peraturan yang berlaku," kata Sekda.
Disamping itu, Sekda mengungkapkan pemusnahan ini menjadi kegiatan yang dilakukan secara berkala untuk mengurangi terjadinya penumpukan arsip sehingga arsip yang masih aktif dapat terpelihara dan dapat tertata dengan baik sekaligus mengefisiensi biaya pemeliharaan, perawatan serta penyimpanannya.
Selanjutnya, kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Medan, Sekda menginstruksikan agar dapat menghimbau organisasi perangkat daerah (OPD) di lingkungan Pemko Medan agar melakukan hal yang sama demi tertibnya administrasi kearsipan. "Tentunya dalam rencana pemusnahan harus diikuti dengan ketentuan yang berlaku. Terlebih untuk arsip yang bernilai guna agar dijaga, disimpan dan dikelola dengan baik," bilangnya.
Namun di sela-sela arahannya, Sekda mengajak semua OPD khususnya DPK agar dapat membangun sistem berbasis IT atau digital dalam menyimpan arsip. Hal ini, bilangnya agar setiap arsip dapat dengan mudah ditemukan dan tersimpan secara aman dalam sebuah aplikasi yang tersedia. Dengan demikian, nantinya jika diperlukan arsip tetap dapat dicari dan ditemukan meski yang dicari arsip di tahun-tahun lama.
"Sekarang ini kita sudah berada di era digital 4.0. Artinya segala sesuatu sudah berbasis digital. Maka alangkah baiknya jika dapat dibangun sistem penyimpanan arsip secara digital agar dapat membantu memudahkan pekerjaan kita. Sebab, meskipun pemusnahan berkas tetap dilakukan, namun soft copy tetap kita miliki dan dapat dilihat hanya dengan memasukan key word (kata kunci) arsip yang kita butuhkan," paparnya seraya menunjukkan aplikasi penyimpanan arsip di handphone pintarnya.
Sekda kemudian mencontohkan negara Belanda masih menyimpan arsip-arsip bahkan yang telah berusia ratusan tahun dalam sistem penyimpanan digital. Sekda berharap, hal serupa dapat diterapkan agar penyimpanan arsip Kota Medan dapat diatur dan ditata dengan sebaik mungkin. "Kalau semua sudah berbasis digital, tentu akan lebih mudah bagi kita mencari arsip yang kita butuhkan. Tidak ada salahnya kita mencoba, karena kehadiran tekhnologi juga membantu meringankan pekerjaan kita. Semoga dapat menginspirasi kita semua," ungkapnya.
Sebelum dilakukan pemusnahan, terlebih dahulu dilakukan penandatanganan berita acara pemusnahan mulai dari perwakilan bagian Inspektorat. Kemudian dilanjutkan dengan Kadis Perpustakaan dan Kearsiapan dan diakhiri oleh Sekda. Usai penandatangan, Sekda selanjutnya memusnahkan secara simbolis arsip in-aktif ke dalam mesin penghancur kertas. (Sil)
COMMENTS